Ogni azienda ha molte risorse attrezzate per svolgere le attività quotidiane. Per crescere, devono usarli in modo organizzato per risparmiare tempo e denaro.
Le aziende, grandi o piccole, richiedono e dipendono da macchine o strumenti specifici per svolgere le proprie attività. Si riservano soldi extra per acquistare gli strumenti di cui potrebbero aver bisogno. A seconda delle fluttuazioni del mercato, decidono di effettuare investimenti di capitale specifici.
Per poterli utilizzare in modo economico, dobbiamo prima scoprire lo scopo di ogni risorsa e anche come utilizzarli in modo organizzato. Alcune delle apparecchiature più comuni utilizzate da qualsiasi azienda e le loro finalità sono le seguenti:
- Trasporti: molte aziende si affidano al trasporto (o alla consegna o all’acquisto) di merci utilizzando veicoli come camion, furgoni e autocarri o automobili. Ciò consente alle aziende di raggiungere i clienti da luoghi diversi e offrire un servizio più rapido.
- Presentazione: avrai bisogno di alcuni strumenti per calcolare le tue finanze aziendali. Questi includono calcolatrici, computer e software che possono essere utilizzati per analizzare i finanziamenti. I computer vengono utilizzati per mantenere in ordine le tue finanze e anche per creare rapporti che possono essere condivisi con altri. I computer possono anche tenere traccia di prodotti e servizi, a condizione che venga effettuato il corretto inserimento dei dati. Possono anche svolgere compiti complicati quando il software è giusto.
- Mobili: ogni azienda richiede mobili per ufficio di base come scrivanie, tavoli e sedie, per creare un ambiente in cui le attività quotidiane possano essere svolte senza intoppi.
- Connettività: un’azienda deve essere in grado di comunicare con i propri fornitori, fornitori e clienti per avere successo. Pertanto, telefoni cellulari, fissi, fax, connettività Internet sono comunemente utilizzati negli uffici per mantenere quel rapporto.
Come organizzare
Una volta che hai una chiara comprensione dello scopo delle tue risorse, puoi organizzarle in modo che funzionino senza intoppi. Esistono diversi modi per monitorare le tue risorse, tenerle aggiornate e utilizzarle in modo economico. Ecco alcuni modi in cui puoi organizzare le tue risorse, inclusa l’identificazione di quali elementi sono necessari per creare etichette per apparecchiature.
Condurre un audit
La prima cosa che devi fare è scoprire quali risorse possiedi, quante, dove sono archiviate o conservate e chi le gestisce. Per farlo rapidamente, puoi utilizzare uno scanner di codici a barre o un codice QR per verificare gli strumenti esistenti e tracciarne i movimenti. Questo può essere fatto anche manualmente, tuttavia, entrambi i metodi richiedono di elencare i check-in e i check-out delle risorse.
- Scegli un metodo: seleziona un metodo di raccolta dei dati sugli asset. Può essere fatto chiedendo al rispettivo personale che è responsabile delle apparecchiature (che vengono utilizzate per i progetti del sito) o utilizzando scanner per controllare l’aggiornamento delle scorte online. Per i beni in un’altra sede, il personale incaricato può corrispondere via e-mail e aggiornarti dopo aver condotto lui stesso un audit.
- Eseguilo: dopo aver scelto un metodo, inizia l’audit e tieni traccia di tutte le risorse utilizzate dall’azienda.
- Compila i dati: quindi, raccogli tutte le informazioni e compilale in un file di grandi dimensioni o aggiornale utilizzando il software di monitoraggio dell’inventario. Ciò includerebbe segnalazioni di risorse in uso, mancanti, lavori di riparazione necessari e altre discrepanze.
- Analizza: Successivamente, analizza e studia i dati. Puoi fare un rapporto, condividerlo con i dipartimenti competenti e offrire suggerimenti per il miglioramento o come utilizzarlo al massimo delle sue potenzialità. Puoi chiedere loro di spiegare cosa è successo e come è successo.
Categorizzazione degli articoli
La classificazione delle risorse ti dà il vantaggio di utilizzarle al massimo delle loro potenzialità senza problemi o inconvenienti. È possibile classificarli in base a posizione, funzione, reparto, valore di ammortamento o data di produzione. Per semplificare la classificazione, puoi annotare gli elementi in un pianificatore.
Crea etichette
La creazione di etichette è un altro modo per tenere traccia delle apparecchiature e tenerti informato sui suoi usi e scopi. Ad esempio, è possibile assegnare etichette di manutenzione elevata a quelle macchine che richiedono aggiornamenti costanti per essere informate dell’ammortamento e gestire la particolare attrezzatura.
Puoi anche classificarli in base alle caratteristiche degli articoli. Gli stessi articoli possono esistere in reparti diversi, quindi è essenziale etichettarli correttamente per evitare confusione. Inoltre, l’articolo con colori simili può essere codificato a colori per differenziarne gli usi.
Le aziende etichettano gli oggetti di alto valore per tenere traccia delle risorse di valore. Il motivo è che l’etichettatura delle etichette comporta dei costi, motivo per cui le aziende confrontano il valore minimo in dollari che sono disposte a etichettare.
Assumi gestori patrimoniali
Questo è un ottimo modo per mantenere la tua attrezzatura aggiornata. Assumere qualcuno che si occupi delle risorse ti farà risparmiare tempo e riceverai anche rapporti tempestivi sulle tue risorse.
I gestori patrimoniali possono stabilire regole e regolamenti e dividere il lavoro tra i propri subordinati per presentare tempestivamente report su asset dislocati in diversi dipartimenti. Può anche preparare un modello di budget che includerebbe entrate, vendite e note spese che aiuterebbero il proprietario a ottenere un quadro completo delle condizioni dei suoi beni.
I gestori possono quindi anche riparare i beni danneggiati e tenere traccia del valore di ammortamento degli strumenti. Ciò può prevenire la carenza di scorte e garantire che le risorse vengano sostituite in tempo. Possono anche tracciare e registrare le posizioni delle risorse e creare un piano di approvvigionamento per rifornire i prodotti danneggiati o finiti.
Organizzare le tue risorse in modo efficiente ti farà risparmiare tempo e denaro ed eviterà anche ritardi nell’avanzamento del tuo lavoro. I sistemi automatizzati sono ora disponibili per le aziende per monitorare i loro beni, l’utilizzo, l’ammortamento e i loro movimenti. Tale software permette di tenersi in sintonia con gli aggiornamenti anche tramite il proprio cellulare; tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione a Internet e sei a posto. I sistemi automatizzati fanno risparmiare tempo e riducono i costi. La creazione di rapporti e la generazione dei dati è molto più semplice che manuale.
